Xác thực Zalo OA cần chuẩn bị những gì?

Khi xác thực Zalo OA cần chuẩn bị những gì?

Dựa vào ngành nghề đầu tư, kinh doanh của doanh nghiệp và tên Zalo OA muốn đăng ký, Zalo cung cấp 3 phương án xác thực khác nhau. Với mỗi phương án là một bộ hồ sơ chứng minh tính hợp pháp riêng biệt. Vậy nên để hồ sơ được Zalo phê duyệt ngay từ lần đầu nộp, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng phương án phù hợp với mình và chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ cần thiết theo yêu cầu từ Zalo.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về từng loại giấy tờ bắt buộc cho từng trường hợp cụ thể và các lỗi sai thường gặp cần tránh.

Trường hợp 1: Xác thực theo tên doanh nghiệp hoặc tên gian hàng/cửa hàng/địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Khi nào áp dụng?

Trường hợp này áp dụng với những doanh nghiệp có tên OA được đặt theo tên đúng trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.

Ví dụ: Trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là "Công ty TNHH ABC Việt Nam" thì tên OA sẽ là "Công ty ABC Việt Nam".

Xác thực Zalo OA theo trường hợp 1 cần chuẩn bị gì?

 

Bộ hồ sơ 1A cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Với bộ hồ sơ 1A, bạn chỉ cần chuẩn bị một loại giấy tờ duy nhất là giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Về chủ thể của giấy tờ trong hồ sơ 1A, doanh nghiệp cần sử dụng giấy đăng ký kinh doanh/ giấy phép thành lập văn phòng đại diện của đúng chủ thể mà OA đại diện.

Ví dụ: Tên doanh nghiệp là "Công ty TNHH ABC Việt Nam", tên OA là "Công ty ABC Việt Nam" thì hồ sơ là giấy đăng ký kinh doanh của "Công ty TNHH ABC Việt Nam".

Đặc biệt, trước khi gửi hồ sơ xác thức cho Zalo, doanh nghiệp cần kiểm tra thật kỹ lưỡng các thông tin sau:

• Tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
• Thông tin nhận diện của doanh nghiệp.
• Tình trạng pháp lý của giấy tờ.
• Tên OA.
• Các thông tin doanh nghiệp đã khai báo trên OA.

Xem các thông tin trên đã chính xác đã chính xác chưa, đã thống nhất với nhau chưa. Vì mục tiêu của hồ sơ là để Zalo xác định được mối liên hệ rõ ràng giữa giấy tờ có tính pháp lý với OA đang được yêu cầu xác thực. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải kiểm tra thật kỹ lưỡng các thông tin tránh xảy ra sai sót, nếu không doanh nghiệp có thể bị yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hoặc có thể bị từ chối xác nhận nếu lỗi quá nghiêm trọng. 

Thêm vào đó, ngoài việc kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin cung cấp, doanh nghiệp còn cần kiểm tra bộ hồ sơ nộp cho Zalo như bản scan có rõ nét chưa, giấy tờ đã đầy đủ chưa,...

 

 

Bộ hồ sơ 1B cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Nếu doanh nghiệp không sẵn sàng để xác nhận yêu cầu qua Zalo có thể lựa chọn xác thực bằng hồ sơ 1B. Với hồ sơ 1B, thì doanh nghiệp cần chuẩn bị công văn xác thực theo mẫu Zalo đề ra và phải kèm theo mộc và chữ ký.

Một bản công văn chuẩn mực theo quy định, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau:

• Tên OA
• OA ID
• Mã số doanh nghiệp
• Địa chỉ doanh nghiệp 
• Tên người đại diện
• Số CMND/CCCD người đại diện
• Số điện thoại Zalo tạo OA
• Các thông tin liên hệ khác như tên, chức vụ, số điện thoại, email
• Cùng với chữ ký và dấu mộc theo yêu cầu 

Điều quan trọng nhất của phần này là thông tin điền vào công văn phải trùng khớp với OA và hồ sơ doanh nghiệp. Nếu các thông tin không khớp có thể sẽ phát sinh ra vấn đề về chỉnh sửa hồ sơ hoặc hồ sơ bị từ chối.

Bên cạnh đó, trước khi gửi công văn lên hệ thống, công văn phải được ký tên và đóng mộc theo yêu cầu của Zalo (riêng đối với những doanh nghiệp sử dụng chữ ký số thì cần cung cấp thêm giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số). 

Để tránh tối đa nhưng nguy cơ hồ sơ bị từ chối vì những sai sót nhỏ doanh nghiệp cần kiểm tra lại thật kỹ càng các thông tin như:

- Mẫu công văn sử dụng đã đúng với mẫu công văn Zalo cung cấp hay chưa?

- Các thông tin trên công văn đã chính xác hết chưa?

- Có đóng mộc và chữ ký theo yêu cầu chưa?

- File hình chụp hay scan có rõ không? có phần nào bị mờ hay chói sáng không?

Đây là một số điều doanh nghiệp nên lưu ý thật kỹ để tránh mắc phải.

Mẫu tham khảo công văn xác thực:

 

Lưu ý:     

- Nếu doanh nghiệp có tên riêng mang ý nghĩa rộng, có thể thêm tiền tố/ hậu tố như: Công ty, Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh/HKD, Cửa hàng,.

Ví dụ: Công ty Thiết bị miền Nam; Cửa hàng Thiết bị miền nam.

- Nếu doanh nghiệp có nhiều công ty con, chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh thì tên OA cần thể hiện rõ mối quan hệ với doanh nghiệp bằng cách viết tên OA theo cấu trúc sau: [Tên doanh nghiệp] + [Vị trí/địa điểm kinh doanh].

Ví dụ: ABC Mart Vũng Tàu, Công ty XYZ chi nhánh Quận 1.

 

 

Trường hợp 2: Xác thực theo tên thương hiệu/nhãn hiệu đã được cấp văn bằng bảo hộ bởi Cục Sở hữu trí tuệ

Khi nào áp dụng?

Ở trường hợp 2, đây là trường hợp được sử dụng cho các doanh nghiệp sử dụng tên OA là tên của thương hiệu hay nhãn hiệu chứ không được dùng trực tiếp tên trên giấy tờ của doanh nghiệp. Đặc biệt, thương hiệu/nhãn hiệu đó phải được cấp giấy chứng nhận của Cục Sở hữu trí tuệ và phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp trên giấy đăng ký kinh doanh.

Ví dụ: Doanh nghiệp là "Công ty TNHH ABC Việt Nam" với thương hiệu được bảo hộ là "XYZ" thì tên OA sẽ là "XYZ".

Lúc này, chỉ có giấy đăng ký kinh doanh hoặc công văn xác thực là chưa đủ để thể hiện được mối liên hệ giữa doanh nghiệp và thương hiệu. Vậy nên doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng thương hiệu theo yêu cầu của Zalo.

Xác thực Zalo OA theo trường hợp 2 cần chuẩn bị gì?

Trong trường hợp này, Zalo cũng cung cấp cho doanh nghiệp 2 loại bộ hồ sơ để xác thực và cho phép doanh nghiệp có thể tùy chọn một trong hai bộ để nộp.

Điểm khác biệt duy nhất của bộ hồ sơ ở trường hợp này so với trường hợp 1 là cần bổ sung yếu tố thương hiệu vào mỗi bộ hồ sơ.

Vậy yếu tố thương hiệu là gì và chứng minh thế nào?

"Yếu tố thương hiệu là giấy tờ chứng minh được tính hợp pháp của Doanh nghiệp/HKD đăng ký OA trong việc sở hữu hoặc được quyền sử dụng thương hiệu/nhãn hiệu đã được đăng ký trong lãnh thổ Việt Nam theo quy định của pháp luật." 

Trong trường hợp này yếu tố thương hiệu không chỉ dùng để chứng minh rằng thương hiệu tồn tại mà còn phải chứng minh được doanh nghiệp đăng ký OA dưới tên thương hiệu có quyền sử dụng và sở hữu thương hiệu đó. 

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể sử dụng những giấy tờ sau để chứng minh cho yếu tố thương hiệu mà Zalo yêu cầu:

1. Văn bằng bảo hộ do cơ quan có thẩm quyền cấp

Văn bằng bảo hộ được sử dụng khi thương hiệu/nhãn hiệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và cần chứng minh mối quan hệ này với Zalo. Để chứng minh được điều này, Zalo sẽ tiến hành đối chiếu hai thông tin cốt lõi sau:

- Chủ sở hữu văn bằng: Tên doanh nghiệp trên văn bằng bảo hộ phải khớp với tên doanh nghiệp trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/công văn xác thực và thông tin trên hồ sơ Zalo OA.

- Tên nhãn hiệu/thương hiệu: Tên OA phải trùng khớp với tên nhãn hiệu/thương hiệu trên văn bằng bảo hộ.

 

2. Hợp đồng nhượng quyền/hợp đồng ủy quyền sử dụng thương hiệu 

Trong thực tế, khi doanh nghiệp là chủ sở hữu của thương hiệu/nhãn hiệu, họ có thể sử dụng văn bằng bảo hộ để xác thực Zalo OA đúng tên doanh nghiệp để xác thực. 

Tuy nhiên, trong thực tế có không ít doanh nghiệp không sở hữu thương hiệu mà chỉ mua lại nhượng quyền hoặc được ủy quyền để quản lý thôi, thì lúc này họ không thể sử dụng văn bằng để xác thực được về thông tin sẽ không khớp. Cho nên lúc này việc sử dụng hợp đồng nhượng quyền hoặc hợp đồng ủy quyền sử dụng thương hiệu sẽ là giải pháp cho doanh nghiệp chứng minh được quyền sử dụng thương hiệu hợp pháp với Zalo.

 

2.1. Hợp đồng nhượng quyền

Khi doanh nghiệp của bạn là bên nhận quyền, bạn muốn dùng tên, logo, bộ nhận diện của thương hiệu gốc để làm Zalo OA, nhưng mua nhượng quyền thì sẽ không có được văn bằng bảo hộ. Vậy nên lúc này doanh nghiệp cần sử dụng hợp đồng nhượng quyền để làm minh chứng cho quyền sử dụng thương hiệu của mình.

Ví dụ: Bạn mua nhượng quyền từ thương hiệu trà sữa X. Công ty của bạn tên là Công ty TNHH ABC Việt Nam và lúc này bạn muốn làm Zalo OA cho tiệm trà sữa X của mình, thì bạn gặp phải những vấn đề sau:

• - Bạn không phải là người sở hữu của thương hiệu X, nên bạn không thể có được văn bằng bảo hộ. Nếu bạn có được văn bằng từ thương hiệu nhượng quyền cho bạn thì trên văn bằng cũng không mang tên Công ty ABC thì bạn vẫn không làm được OA.
• - Còn nếu bạn sử dụng trường hợp 1, đặt tên là ABC thì khách hàng cũng không thể biết đó là tiệm trà sữa X để kết nối với bạn. Vậy nên bạn phải đặt tên là "tiệm trà sữa X - chi nhánh Quận 5" để khách hàng có thể dễ dàng nhận biết bạn.
• - Do đó, để có thể đặt được tên "tiệm trà sữa X - chi nhánh Quận 5" này cho Công ty ABC. Giải pháp duy nhất là dùng hợp đồng nhượng quyền để chứng minh mối quan hệ giữa thương hiệu X và Công ty ABC.

 

2.2. Hợp đồng ủy quyền sử dụng thương hiệu

Doanh nghiệp sẽ sử dụng hợp đồng ủy quyền này để làm OA khi bạn là đối tác vận hành hoặc đại lý phân phối được chủ thương hiệu giao cho toàn quyền quản lý kênh Zalo OA hoặc giữa công ty mẹ và công ty con.

Ví dụ 1: Một thương hiệu mỹ phẩm P của Hàn Quốc muốn ký hợp đồng với doanh nghiệp của bạn là Công ty CP xuất nhập khẩu R làm nhà phân phối và marketing độc quyền tại Việt Nam. Bây giờ bạn cần lập Zalo OA tên là "Mỹ phẩm P Việt Nam" và khi xác thực bạn gặp phải vài vấn đề sau:

• - Thương hiệu P thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nước ngoài.
• - Bạn không thể sử dụng tên của công ty mình làm OA vì nó thiếu tính quảng bá thương hiệu.
• - Bạn cũng không có hợp đồng nhượng quyền vì bạn chỉ phụ trách quản lý thương hiệu và phân phối.
• - Vậy nên, lúc này bạn bắt buộc phải có hợp đồng ủy quyền từ công ty nước ngoài sở hữu thương hiệu P, để chính minh bạn hoàn toàn có đủ minh chứng pháp lý khi thay mặt họ xác thực tài khoản OA ở Việt Nam.

Ví dụ 2: Tập đoàn T là đơn vị đứng tên văn bằng bảo hộ cho nhãn hiệu sữa S. Tuy nhiên tập đoàn này không trực tiếp bán hàng mà lặp ra một công ty con là công ty U để chuyên về phân phối và marketing. Nhưng khi làm hồ sơ xác thực lại xảy ra một vấn đề:

• - Zalo kiểm tra giấy phép kinh doanh và văn bằng bảo hộ thì tên công ty không trùng khớp.
• - Dù là công ty con của tập đoàn T nhưng trên mặt pháp lý thì vẫn được tính là 2 pháp nhân độc lập.
• - Vì vậy, tập đoàn X cần phải ký hợp đồng ủy quyền cho công ty U để hợp thức hóa hồ sơ. 

 

2.3. Những thông tin nào trên hợp đồng nhượng quyền/ủy quyền cần đối chiếu với doanh nghiệp

Ban quản trị Zalo OA đối chiếu rất nghiêm ngặt các thông tin giữa hợp đồng và doanh nghiệp:

- Bên nhượng quyền/ủy quyền: Phải chính xác là chủ sở hữu của thương hiệu và đứng tên trên văn bằng bảo hộ.

- Bên được nhượng quyền/ủy quyền: Phải trùng khớp hoàn toàn với tên doanh nghiệp và mã số thuế trên hợp đồng và giấy phép kinh doanh.

- Tên nhãn hiệu/thương hiệu: Nội dung nhãn hiệu/thương hiệu trên hợp đồng phải khớp với với nhãn hiệu/thương hiệu trên văn bằng và khớp với tên Zalo OA.

- Phạm vi sử dụng: Hợp đồng phải có điều khoản cho phép doanh nghiệp sử dụng nhãn hiệu/thương hiệu trên môi trường số.

- Thời gian hiệu lực: Tại thời điểm nộp hồ sơ xác thực, hợp đồng phải còn hiệu lực.

- Tính pháp lý: Hợp đồng phải có đầy đủ chữ ký và dấu mộc của người đại diện pháp luật hai bên.

 

3. Các loại giấy tờ có giá trị tương đương

Ngoài những giấy tờ ở trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng những loại giấy tờ khác có giá trị tương đương để chứng minh. Cụ thể, loại giấy tờ này không chỉ phải đảm bảo thể hiện đúng tên thương hiệu mà còn phải thể hiện được chủ thể có quyền sử dụng đối với thương hiệu.

Câu hỏi của nhiều doanh nghiệp: "Tôi đang cầm giấy tờ trên tay, làm sao để biết nó có đủ cơ sở để chứng minh quyền sử dụng thương hiệu khi xác thực Zalo OA?"

Để trả lời cho câu hỏi này, thì trước khi doanh nghiệp sử dụng giấy tờ này để làm yếu tố thương hiệu, doanh nghiệp nên kiểm tra ít nhất 5 thông tin cơ bản sau:

- Chủ thể cấp quyền

- Chủ thể được cấp quyền 

- Thương hiệu được sử dụng

- Phạm vị sử dụng thương hiệu

- Thời hạn của quyền sử dụng thương hiệu

Nếu một trong những thông tin này không đủ rõ ràng thì có thể loại giấy tờ của doanh nghiệp chưa có đủ cơ sở để chứng minh mối liên hệ giữa doanh nghiệp và tên OA.

 

Bộ hồ sơ 2A cần chuẩn bị giấy tờ gì?

- Gồm giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (đã phân tích ở trường hợp 1) và một yếu tố thương hiệu (vừa phân tích ở trên).

 

Bộ hồ sơ 2B cần chuẩn bị giấy tờ gì?

- Gồm công văn xác thực theo mẫu Zalo đề ra kèm theo mộc và chữ ký (đã phân tích ở trường hợp 1) và một yếu tố thương hiệu (vừa phân tích ở trên).

 

Những lưu ý về hồ sơ xác thực ở trường hợp 2

Khi soạn bộ hồ sơ ở trường hợp 2, doanh nghiệp cần chuẩn bị đồng thời 2 loại tài liệu cho bộ hồ sơ. Điểm quan trọng là 2 loại tài liệu này phải cùng hướng đến việc chứng minh mối liên hệ giữa doanh nghiệp, thương hiệu và tên OA.

Để quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần tránh những sai lầm phổ biến sau:

- Dùng không đúng mẫu công văn Zalo cung cấp.

- Không có sự thống nhất thông tin giữa giấy phép kinh doanh/công văn và yếu tố thương hiệu.

- Sử dụng sai loại giấy tờ chứng minh quyền sử dụng thương hiệu.

- Tên OA không tương ứng với tên thương hiệu/nhãn hiệu trên tài liệu.

- Tài liệu chứng minh cho yếu tố thương hiệu không đầy đủ, chưa đủ thông tin xác định mối quan hệ giữa doanh nghiệp và thương hiệu.

 

Lưu ý: Theo yêu cầu từ Zalo, trường hợp thương hiệu/nhãn hiệu đăng ký ở nước ngoài, thì giấy tờ cần phải là hình chụp/scan từ bản gốc tiếng Anh hoặc bản dịch thuật tiếng Việt có công chứng.

Trường hợp 3: Xác thực theo tên khác, hoặc doanh nghiệp thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Khi nào áp dụng?

Đây là trường hợp được dùng khi doanh nghiệp muốn sử dụng tên của một sản phẩm, dịch vụ, dự án, hoặc chương trình để làm tên OA chứ không phải tên của doanh nghiệp hay bất kỳ thương hiệu nào.

Ví dụ: Doanh nghiệp là "Công ty TNHH ABC Việt Nam" nhưng tên OA muốn đặt là "ABC Website".

Nếu “ABC Website” không phải là tên doanh nghiệp và cũng không phải tên thương hiệu đã được chứng nhận thì doanh nghiệp có thể dùng phương án này, nếu doanh nghiệp có đủ yếu tố chứng minh theo yêu cầu từ Zalo.

Xác thực Zalo OA theo trường hợp 3 cần chuẩn bị gì?

Trong trường hợp 3, Zalo đưa ra cho doanh nghiệp 2 phương án để có thể chủ động lựa chọn một trong hai để nộp, doanh nghiệp có thể lựa chọn bộ hồ sơ phù hợp và thuận tiện nhất với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

Cũng giống như trường hợp 2, trường hợp 3 cũng có những loại giấy tờ ở bộ hồ sơ như giống như trường hợp 1 và chỉ có một điểm khác biệt duy nhất của bộ hồ sơ ở trường hợp này là cần bổ sung yếu tố kinh doanh vào mỗi bộ hồ sơ.

Vậy yếu tố kinh doanh là gì và cần chuẩn bị tài liệu thế nào?

Yếu tố kinh doanh:

"Yếu tố kinh doanh là các giấy tờ hoặc thông tin để xác minh ngành nghề kinh doanh, đầu tư hoặc mối liên hệ giữa tên OA với doanh nghiệp hoặc HKD. Bao gồm: Yếu tố kinh doanh theo ngành, nghề và Yếu tố kinh doanh theo tên sản phẩm/dịch vụ." 

Các loại giấy phép chứng minh cho yếu tố kinh doanh:

• Yếu tố kinh doanh theo ngành, nghề: Giấy phép hoạt động trong ngành nghề đầu tư, kinh doanh có điều kiện theo danh sách đính kèm bên dưới.

 

•  Yếu tố kinh doanh theo tên sản phẩm/ dịch vụ: Giấy tờ hoặc thông tin liên quan xác minh tên sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp được kinh doanh theo hợp đồng/uỷ quyền.

- Nếu sản phẩm do doanh nghiệp phân phối, vui lòng gửi kèm Yếu tố kinh doanh là Hợp đồng phân phối/đại lý, và đặt tên OA như sau:

a. Phân phối độc quyền: Tên OA = Tên sản phẩm

b. Phân phối không độc quyền: Tên OA = [Tiền tố] + [Tên sản phẩm] + [Tên doanh nghiệp]. Trong đó, tiền tố là các từ như: Nhà phân phối (NPP),...

c. Đại lý/ tổng đại lý (Ô tô & xe máy, Bảo hiểm, Kinh doanh xổ số,…): Tên OA = [Tiền tố] + [Tên sản phẩm] + [Tên doanh nghiệp]. Trong đó, tiền tố là các từ Đại lý, Tổng đại lý,...

- Nếu sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp, vui lòng gửi kèm Yếu tố kinh doanh là một (01) trong các giấy tờ, thông tin theo hướng dẫn sau:

 

Bộ hồ sơ 3A cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

- Gồm giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (đã phân tích ở trường hợp 1) và một yếu tố kinh doanh (vừa phân tích ở trên). 

 

Bộ hồ sơ 3B cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

- Gồm Công văn xác thực theo mẫu Zalo đề ra kèm theo mộc và chữ ký (đã phân tích ở trường hợp 1) và một yếu tố kinh doanh (vừa phân tích ở trên).

 

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ ở trường hợp 3

Khi chuẩn bị bộ hồ sơ ở trường hợp 3, doanh nghiệp cần chuẩn bị đồng thời 2 loại tài liệu theo bộ hồ sơ đề cặp phía trên. Điểm quan trọng là 2 loại tài liệu này phải cùng hướng đến việc chứng minh mối liên hệ giữa doanh nghiệp, yếu tố kinh doanh và tên OA.

Để đảm bảo hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng, doanh nghiệp cần chủ động đối chiếu lại các thông tin sau trước khi gửi cho Zalo:

- Thông tin trên giấy phép kinh doanh/công văn cần thể hiện được mối quan hệ với yếu tố kinh doanh.

- Cả bộ hồ sơ phải thể hiện được một chuỗi logic có liên quan đến nhau.

- Tên OA và yếu tố kinh doanh cần có cơ sở liên hệ.

- Kiểm tra loại yếu tố kinh doanh sử dụng đã đúng với trường hợp của doanh nghiệp chưa.

- Nếu là sản phẩm của doanh nghiệp thì kiểm tra thêm thông tin sản phẩm, dịch vụ.

- Nếu là sản phẩm của doanh nghiệp khác thì cần kiểm tra quyền phân phối/đại lý/ủy quyền.

 

 

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xác thực Zalo OA

Bổ sung thông tin theo yêu cầu:

• - Trong quá trình xét duyệt, BQT Zalo OA có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung thêm các thông tin hoặc các giấy tờ khác với mục đích đảm bảo doanh nghiệp đã đăng ký thành lập và đang hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.

 

Yêu cầu về hình ảnh scan của giấy tờ:

• - Ảnh scan phải là bản gốc hoặc bản sao có công chứng.
• - Khi chụp hay scan giấy tờ cần phải đầy đủ các mặt, các trang, không bị mất góc, chữ viết và dấu mộc phải rõ nét, không bị lóa sáng. Ngoài ra, hình chụp không có bất kỳ dấu hiệu chỉnh sửa nào, nếu phát hiện có dấu hiệu chỉnh sửa hồ sơ sẽ bị từ chối.

 

Quy định về thời hạn và hiệu lực:

• - Giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận nhãn hiệu hoặc các loại giấy tờ khác đều phải còn thời hạn sử dụng theo đúng quy định.
• - Mã ngành nghề kinh doanh trên giấy phép phải phù hợp với lĩnh vực hoạt động của OA, Zalo sẽ không duyệt những OA hoạt động trong các ngành nghề bị cấm hoặc các hình thức tài chính hoặc tiền ảo không minh bạch.

 

Quy định về số lượng tài khoản:

• - Mỗi giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp tư nhân chỉ được phép xác thực cho một tài khoản Zalo OA duy nhất.
• - Còn đối với giấy đăng ký kinh doanh khác thì hoàn toàn có thể sử dụng để tạo ra nhiều OA thuộc sở hữu của 1 pháp nhân hay 1 thương hiệu.

 

Thời gian xử lý hồ sơ:

• - BQT Zalo OA sẽ xét duyệt hồ sơ xác thực theo quy trình và chính sách trong vòng 2-3 ngày làm việc, tuy nhiên với một số trường hợp đặc biệt có thể mất nhiều thời gian hơn.
• - Trong trường hợp hồ sơ bị từ chối, thì doanh nghiệp cần xem kỹ lý do và thực hiện điều chỉnh lại và gửi lại hồ sơ trong vòng 14 ngày (nếu không tài khoản sẽ tự động bị khóa vĩnh viễn theo quy định của hệ thống).

 

 

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ xác thực Zalo OA

1. Một giấy đăng ký kinh doanh có thể dùng để xác thực nhiều OA được không?

Nếu giấy đăng ký kinh doanh của bạn là cho hộ kinh doanh thì bạn chỉ được xác thực cho 1 OA duy nhất. Còn nếu giấy phép đăng ký kinh doanh của bạn không phải là của hộ kinh doanh thì bạn hoàn toàn có thể tạo ra nhiều OA thuộc chung 1 chủ sở hữu.

 

2. Giấy đăng ký kinh doanh bản photo có dùng được không?

Từ nguồn chăm sóc khách hàng của Zalo OA có chia sẻ rằng doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng giấy tờ bản gốc thay vì bản photo nhưng nếu do điều kiện bất khả kháng thì vẫn có thể sử dụng được giấy tờ bản photo có công chứng và đặc biệt phải còn hiệu lực pháp lý.

 

3. Nếu thương hiệu không thuộc quyền sở hữu trực tiếp của doanh nghiệp thì sao?

Nếu doanh nghiệp không phải chủ sở hữu của thương hiệu nhưng được phép sử dụng thương hiệu, thì doanh nghiệp cần xem xét các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp theo yêu cầu của Zalo, chẳng hạn hợp đồng nhượng quyền hoặc ủy quyền sử dụng thương hiệu.

 

4. Giấy đăng ký kinh doanh/giấy phép thành lập văn phòng đại diện có cần bản mới nhất không?

Có. Doanh nghiệp nên sử dụng những giấy tờ bản mới nhất vì những thông tin trên đó sẽ phù hợp với thông tin pháp lý hiện tại, tránh bị thông tin không thống nhất.

 

5. Công văn xác thực OA lấy mẫu ở đâu?

Doanh nghiệp có thể lấy công văn xác thực từ trang chính chủ của Zalo hoặc nhấn vào đây để tải Công văn xác thực theo mẫu của Zalo tại đây.

 

6. Công văn xác thực có cần ký và đóng dấu không?

Nếu doanh nghiệp chọn phương án xác thực bằng công văn, thì doanh nghiệp cần phải có đầy đủ chữ ký và dấu mộc theo đúng yêu cầu của Zalo. Trường hợp doanh nghiệp dùng chữ ký số, thì doanh nghiệp cần cung cấp thêm giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số.

 

Liên hệ tư vấn dịch vụ xác thực Zalo OA của SOTA OA

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa xác định được OA của mình thuộc trường hợp nào hoặc gặp khó khăn trong chuẩn bị hồ sơ, có thể kiểm tra lại tên OA, chủ thể đăng ký và các giấy tờ hiện có trước khi gửi hồ sơ.

SOTA OA hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ và tư vấn phương án xác thực phù hợp với trường hợp thực tế.

Hotline: 0939 857 111

Fanpage: SOTA Zalo OA

Website: taozalooa.com

Zalo OA: SOTA OA